「締め切り」を考える ~まずは3つの方法でやってみよう~ 【マスターヨーダの喫茶室】

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山田隆弘
マスターヨーダの喫茶室~

最近、働き方改革を推進し、世の中は定時に仕事を終え、アフターファイブを充実させる動きがあります。たいへんいいことです。昭和の時代は、国語の授業準備で教科書に掲載されている文学作品の文章を丁寧に大判用紙に書き写し、児童が見やすいように掲示物を作りました。算数の授業準備では、例えば図形の概念がよく分かるようにOHP(オーバーヘッドプロジェクター)用のシートを苦労しながら動くように作ったりしました。夕食時間を過ぎてもお菓子などを食べながら、夜遅くまで教材研究や教材づくり、評価事務をしていました。こういった仕事ぶりが、一生懸命やっている熱心な教員の姿として評価されてきました。研究校などに指定されると、「不夜城」と言われるほど夜遅くまで煌々と明かりがついた職員室や教室が存在しました。
でも、これらの教材づくりなどの作業は、ICT機器の活用で、ほぼ不要な作業となりました。定時に帰るということもほんとうに現実的なものになってきました。
しかしながら、最近よく耳にするのは、提出物を出さないで…、つまり締め切りを守らないで帰ってしまう人の存在が…。さて、これをどう考えていけばいいのでしょうか。

締め切りを守れない…

最近、実践家の方々の論考、あるいは若手教員のツイッターなどの投稿をみていると、
「定時に帰ろう!」
「違法な時間外勤務をなくしましょう!」
「大きな仕事は断ろう!」
という主張が多く見受けられます。もちろん、しっかり仕事の締め切りを守った上であれば、それは大変に結構なことだと思います。
しかし、管理職やミドルリーダーの方々とお話しすると、半分笑い話ですが…。

締め切りを守らないで、遅れるという断りもなく平然と早く帰る人が多くなってきた。それで指導しようと思っても、最近は、「○○ハラ」「□□ハラ」の「ハラハラ恐怖」でうまく指導もできないんです。

ということを伺いました。以前は厳しい先輩方から、「ちゃんと出したか!」「締め切りを過ぎるなど言語道断!」ときびしく指導されましたが、昨今の世相風潮から、なかなか強い指導がためらわれる、ということが実態なのかもしれません。

でも、ここでじっくり考えてみたいのは、教員のみなさんは、学生時代にさまざまな難関を乗り越え、宿題、レポート、卒論提出など締め切りに追われ、苦労しながらそれらをこなしてきた人々だと思います。それが、なぜ締め切りを守れないほどになるのか。それは日々の業務が多すぎて、勤務時間内で処理することができないことが多く、処理能力がいっぱいいっぱいになること、勤務時間終了後には極度の疲労がたまっていることなどが要因ではないでしょうか。

日々の業務の中で上司や先輩から打ち込まれるボールをレシーブするので精いっぱい。心理的な余裕をつくることができずに「自分は精いっぱいやっているのに…、がんばっているのに…。」という精神状態になり、何をどうすればいいのかという改善しようという発想にまでいたることができないのではないでしょうか。言い換えれば、自分から自主的に仕事のし方をクリエイトできるようになれば自然と改善する方向にいくと思われます。

ではどうしていけばいいのでしょうか?

締め切りを守るコツ1 『締め切り効果』を利用する

「○月□日の何時まで、☆☆を提出すること」と提出期限が設定される仕事の場合。
こうした提出期限は、通常、少し時間的な余裕をもって設定されているものだと思います。
これがくせ者です。世の中の多くの人は、仕事に期限が設定されている場合、その期限内いっぱいの時間をかけて仕事するものだからです。逆に言うと、心の余裕が能率を下げているとも言えるわけですね。
だから、例えば「この仕事は木・金曜の夕方だけでやる」など、無理のない範囲で使える時間を少なくし、その中でやるのだ! と心に決めると、集中力が高まって効率が上がります。
これを『締め切り効果』と言う人もいます。この効果を利用したいですね。
早く仕事を終わらせると清々し、気分が軽くなりますよ。

また、どうしても段取りが上手くいかず、締め切りを超えてしまいそうな時は、必ず提出先の担当者に、「○○○の理由で、締め切りに提出できません。△△日まで必ず提出しますので、お待ちいただけますか?」とあらかじめ(少し前の段階で)相談する習慣をつけましょう。
実はわたしには、教務主任をしていた時にいやな思い出があります。ある時、市の教育委員会に提出する書類の作成が遅れてしまいました。おそるおそる担当者に電話をかけ、
「明日にしていただきたい」
とお願いしました。すると、担当者はおそらく長期出張などが控えていて、提出物を点検集約し、県に報告するための処理日が、その日しかなかったのでしょう。
「わたしはいつまでも待っていますから、今日中にお届けください」
と言われました。
うわあ…。つまり、それからものすごい勢いで、書類を作成し夜に届けました。
レアなケースかも知れませんが、そんなことも有り得ますから…。

締め切りを守るコツ2 『自分締め切り』=強制的に時差を設定する

教員の中には、副業として神主さんや住職さんなど、社会的に認知された宗教に関わる人たちがいます。ある時、住職をしている先輩がこんなことを話してくれました。

いやあ、ぼくはね。急に呼ばれることがあるんだよ。人の命がなくなるというのは突然だからね。人の寿命はお釈迦様にしかわからない。急に「枕経」と言って、亡くなった人に最初のお経をあげに行かなければならないことがあるんだよ。公的に設定された提出物締め切り日やその前日に、そういった「枕経」が入っても、人の生き死に関することだから優先しなければならない。とは言え、そのために学校の提出物を遅らせてしまっては、申し訳ない。だから、ぼくは「自分締め切り」を作っているんだ。だいたい公的な締め切り日の「一日前の朝」にね。

これはすばらしいプロ意識です。この考え方は是非見習いたいですね。たくさんの仕事を同時並行で行っている場合、それぞれの仕事を効率よく時間配分するのは、なかなか難しいこともあります。
だったら、ありとあらゆる締め切りを本来より少しだけ早めに設定することで、生活時間に「時差」を設け、絶対に締め切りに遅れない環境を作ることも良い作戦だと思います。

締め切りを守るコツ3 付箋紙タスク管理 ・『プライオリティ感覚』をもつ

さらに、もう一歩進んで、付箋紙で仕事を「見える」化して管理する方法はかなりオススメです。
まず、これからしなければならない仕事を付箋紙に一つずつ書き出してみます。書き出すという作業によって、今、自分はどれだけの仕事を抱えているのか、その総量が明らかとなり、全体を俯瞰できます。
そして、ここで大事なのが、ずばり仕事に優先順位をつけることです。つまりプライオリティ感覚(優先順位感覚)を発動することです。付箋によるタスク管理だと簡単にできます。
早く片づけなければならない順に付箋紙を並べていきます。特に、締め切りがあるものや締め切り日が近いものを優先していきます。<〆○月□日 指導素案提出>などのように締め切り日も記入しておくと便利です。これだけで、仕事に要する時間をどこに配置するかが見えてきます。
さらに、自分の遂行能力を考え、締め切りに間に合わせるには、いつどうするかを全力で考えていきます。つまり「段取り」が見えてきます。これでかなり締め切りを守ることができます。
仕事が終わったらその付箋紙をどんどん捨てていくと、小さな達成感と爽快感を積み重ねられます。これで習慣化もばっちりです。
こういった台紙は、最近、「TODOボード」などとして市販化もされています。
ちなみにわたしは、ワークやテストなどの教材が送られてきたときの厚手の丈夫な梱包材に、製本テープなどでまわりを強化し、付箋の台紙として使っています。
スマホなどのアプリでスマートに管理するのが今風なのでしょうが、現在の学校の多くは私物のスマホやPCなどは持ち込み禁止にしているところが多いため、利用できません。この持ち運びできる台紙に付箋を貼るというアナログな方法は、いつでもどこでも活用できるのでけっこう役に立ちます。

マスターヨーダ愛用の付箋紙ボード。締め切りのある仕事、そうでない仕事、プライベートの三分類でタスクを整理していますね。

提出を義務づけられているものは、必ず提出後に点検者の作業があります。そのため締め切りを守らないと、どんどん点検作業が遅れることになります。点検者にとっては、仕事の段取りが崩れ、定時に帰ることはできず、場合によっては休日出勤せざるを得なくなる、ということもあるようです。
最近は教員不足から、教務主任、主幹教諭はもちろん、教頭・副校長も担任業務を行わなければならなくなってきています。全体的に、今までにはなかった業務分担で働く環境が増えています。
締め切りを守るということは、他の人を大切にすることにほかなりません。まずは、締め切りを守る3つのコツで取り組んでみてください。そうすると仕事にも慣れ、心理的な余裕が出てきます。そして、自分なりの仕事の流れをクリエイトしていくことができるはずです。
これで、提出する側も、点検する側も気持ちよく仕事ができるようになります!

イラスト/したらみ

参考図書:野口悠紀雄「続『超』整理法・時間編 タイムマネジメントの新技法」(1995・中央公論社)


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山田隆弘(ようだたかひろ)
1960年生まれ。姓は、珍しい読み方で「ようだ」と読みます。この呼び名は人名辞典などにもきちんと載っています。名前だけで目立ってしまいます。
公立小学校で37年間教職につき、管理職なども務め退職した後、再任用教職員として、教科指導、教育相談、初任者指導などにあたっています。
現職教員時代は、民間教育サークルでたくさんの人と出会い、さまざまな分野を学びました。
また、現職研修で大学院で教育経営学を学び、学級経営論や校内研究論などをまとめたり、教育月刊誌などで授業実践を発表したりしてきました。
『楽しく教員を続けていく』ということをライフワークにしています。
ここ数年ボランティアで、教員採用試験や管理職選考試験に挑む人たちを支援しています。興味のあるものが多岐にわたり、さまざまな資格にも挑戦しているところです。

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