1分でわかる仕事術|教師が持つべき3つの視点と2つのアプリ

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教員の「働き方改革」特集:仕事効率化から学校改革まで
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働き方改革は「自分でできる」ことから進めていくのが一番の近道。一日15時間労働+土日も仕事をしていたと言う先生が、いかにして多忙の日々から脱出したのか? そこには3つの視点と2つのアプリがありました。

執筆/神奈川県公立小学校・松下崇先生

仕事の全体像を具体的に捉える

教師に採用された頃、朝、7時過ぎに出勤し、22時過ぎまで働く毎日でした。それでも仕事が終わらず、土日も必ずどちらか1日、繁忙期は両日とも仕事をしていました。周りの同僚はというと、もちろん残業はしていましたが、そこまでではありませんでした。当時、「自分の頑張りが足りないからいけないのだ。もっと頑張らないと!」と思っていました。

「私の能力がなかったから」と言ってしまえばその通りなのですが、当時の私には決定的に欠けていた視点があります。

それは仕事全体を俯瞰する視点です。

例えば、「通知表の所見を書く」という仕事で考えてみると…

通知表の所見記入イラスト

30人学級の場合、所見を書く時間はどのくらいかかりますか?その時の体調、用意してある資料、参考にする書籍、書く時間帯や環境によってもかかる時間は大きく変わってきます。採用時の私は、諸々の仕事が終わると、所見の下書きをしようとパソコンの前に座りました。一人目を書こうとした時、その子のことで実際どうだったか確認したいことができ、「明日、その子どもに聞いてみよう」とパソコンの電源を落とします。

次の日、確認したことを基に所見の下書きをしようとしますが、その日の指導に疲れ果てていて、うまく文章が書けません。「これは、休日に仕上げた方がいい」と考え直し、休日出勤していました。自分の持つ時間をすべて費し、非効率的に仕事を処理していたと言えます。

「これでは長続きしない」と思い、仕事の全体像をつかむために、とりかかる前に以下の視点で仕事の計画を立てるようになりました。

①「いつ」やるとよいか? 
②「どこで」やるとよいか?
③「そのために必要な資料や同僚からの意見」は何か?

①「いつ」やるとよいか?

通知表の所見は朝、疲れの溜まっていないうちに取り組んだ方がよい人もいれば、一日過ごして頭がスッキリしている放課後に取り組んだ方がよい人もいるでしょう。

②「どこで」やるとよいか?

仕事をする場所についても、教室や職員室、その他の場所等、一番効率のよい環境を検討します。

③「そのために必要な資料や同僚からの意見」は何か?

仕事に取りかかってから資料を探すのではなく、最初にその仕事をざっと見通して資料を用意したり、参考意見を聞いておいたりするとスムーズに進んでいきます。

①〜③を決める順番は、仕事の内容によって異なります。通知表は基本的に職員室でしか書けませんし、同僚と話をする場合、相手の都合のよい時間は決まってきます。

仕事を効率的に処理する便利ツール

自分が自由に仕事を処理するための時間が1週間にどのくらいあるか把握していますか? 会議の時間等を考えると、じつは微々たるものであることに気が付きます。前述の①〜③を把握すると、その仕事に必要な時間も分かります。

いざ仕事を始めると、ついつい余計なこだわりをもって時間を使ってしまいがちですが、常に自分の持ち時間を意識しながら、優先順位をつけて仕事に取り組むようにします。

●便利ツールその1

優先順位を整理するために、リストアップする方もいると思います。そんな時、便利なのがWindows10の付箋アプリ「Sticky Notes」です。

普段使っている付箋をパソコンのデスクトップに複数貼り付けるイメージです。付箋の色を設定することができるので、仕事の分野別に色分けすることもできます。

教員の仕事は時間の経過とともに、仕事の優先順位が変わります。優先順位の高いものを常に上位に持ってくるように入れ替えていきます。私は毎朝席に着くと、5〜10分じっくりとその作業を行い、仕事の見通しを持っています。朝の時間は貴重ですが、それをすることによって全体としては時間の短縮につながっています。

●便利ツールその2

また、自分がその仕事にどのくらい集中できるかを把握することも大切です。インターネット上で「集中 アプリ」と検索すると、様々なアプリが見つかります。私は「ListTimer」を使用し、自分が取り組む仕事の時間をタイマー設定しています。

を使用し、自分が取り組む仕事の時間をタイマー設定しています。

やってみて設定時間に過不足があれば、それをメモして次回からの仕事に役立てます。設定した時間より早く終わると得した気分になりますし、その時間を他の仕事に回すと、さらに前向きな気持ちで仕事に取り組むことができます。

「仕事の効率化」に対する考え方やその方法については、次々に発信されています。時折、仕事の手を止め、そういった情報にも目を向けると、目の前の仕事が簡単に処理でき、その分、違う部分が充実するのではないでしょうか。

※ここでご紹介したアプリは、アップデートの状況、OSによって対応していない場合があります。ご了承ください。

イラスト/コダシマアコ

松下崇●1979年横浜市生まれ。著書に『自治的集団づくり入門』『学級を最高のチームにする!365日の集団づくり6年』(いずれも明治図書)等がある。

『小一小二教育技術』2019年12月号より

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