業務の棚卸しとプロセスの可視化を大事に【妹尾昌俊の「半径３ｍからの“働き方改革”」第９回】

学校の“働き方改革”進んでいますか？　変えなきゃいけないとはわかっていても、なかなか変われないのが学校という組織。だからこそ、教員一人ひとりのちょっとした意識づけ、習慣づけが大事になります。この連載では、中教審・働き方改革特別部会委員などを務めた妹尾昌俊さんが、「半径３ｍ」の範囲からできる“働き方改革”のポイントを解説します。

執筆／教育研究家・合同会社ライフ＆ワーク代表　妹尾昌俊

実は大事な地道なこと

前回は、「教師の意識改革が必要だ」ということで安心、満足してはいけない、という話をした。どんな意識改革が必要か、具体的に迫らないといけない。とりわけ、生産性、「時間対効果」を高めるような考えをもっと共有したいと思っている。

長時間労働の企業等のコンサルティングを多く手がけ、政府の委員も多く務めてきた、小室淑恵さん（株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長）は、ワークログを付けて、自分の働き方を可視化することが極めて重要と指摘している（※）。

始業前にその日の予定を15分刻みで書き出してみる。終業前に実績を書いてみる。両者には当然ギャップがあるから、なぜ予定通りにいかなかったのか、これはこんなに時間をかける必要はあったのか等を分析して、反省点を活かす。おおよそはこういう流れだ。

企業へのコンサルティングなどと聞くと、もっと華やかなイメージがあった読者もいるかもしれないが、実は、こうした地道なこと、地味なことをきちんと積み重ねることに成功の秘訣があったりするものだ。

※たとえば、「残業ゼロの人がやっている、『15分単位』で仕事を組み立てる方法」（ダイヤモンドオンライン記事、2018.9.22）

業務の棚卸しとプロセスの可視化が出発点

先ほどのワークログの分析は個人ごとの働き方を見つめ直すものだが、組織的に業務の見直しを図ることも大切だ。どんな作業、業務を行っているのか、洗い出し、そして分析を行って改善点を探る。例えば、小さな案件を校長（教育委員会であれば部長など）まで決裁を上げる必要があるのか、工程のここの部分は外注したほうがよいのではないかなどを検討していく。

一例をあげると、教材や修学旅行の集金、発注、決裁などはどうなっているだろうか。例えば、下図のように時間軸と主な登場人物を書き出し、時系列で業務の流れを描いてみたとしよう。その上で、吹き出しにコメントしたように、改善策を考える（本来は、右横のほうに改善業務フローを描いたりもするが、ここでは割愛している）。

棚卸し⇒可視化⇒分析⇒実行（試行）⇒改善

このように、「棚卸し⇒可視化⇒分析⇒実行（試行）⇒改善」というのは企業等の業務改善ではごくごくオーソドックスな発想と実践である。トヨタ自動車の役員が書いた佐々木眞一著『現場からオフィスまで、全社で展開する トヨタの自工程完結―リーダーになる人の仕事の進め方』（2015年、ダイヤモンド社）などもご覧いただきたいと思う。

だが、学校では驚くほど、こうした手間をかけようという声は聞こえてこない。

代わりに出てくるのは、「会議のやり方をもっと見直そう」といった、経験と勘によるアイデアである。それはそれで改善を図るべきだが、ある程度の分析がないと、必要性の高いところにメスを入れないままになってしまうだろうし、小さな改善で満足あるいは疲れて、エネルギーが残らない状態になってしまう。

悪い言い方かもしれないが、教育委員会も学校も、「もっと楽をして働き方改革ができるのでは」と考えている節があるのではないだろうか。

だが、ちょっと考えたら分かるように、そんな簡単な方法や特効薬があるなら、誰も苦労はしていないはず。

そもそも、しっかり業務の分析と改善等に取り組む余裕もないくらい忙しいというのが学校現場の実情であろうことは、私も承知している。だが、だからといって、飛ばし過ぎもいけない。

『総合教育技術』2019年1月号に加筆

野村総合研究所を経て独立。教職員向け研修などを手がけ、中教審・働き方改革特別部会委員などを務めた。主な著書に『変わる学校、変わらない学校』『学校をおもしろくする思考法』(以上、学事出版)、『こうすれば、学校は変わる! 「忙しいのは当たり前」への挑戦』(教育開発研究所）、最新著書に『教師と学校の失敗学 なぜ変化に対応できないのか』(PHP研究所)がある。