身の回りをすっきり！「教室・職員室」整理整頓のポイント

一年間溜まりに溜まった資料や荷物、機器、道具などを、年度納めのこの時期にすっきりと片付けたいもの。
今回は、元教師で現在学校専門の整理収納アドバイザーとして活躍する丸山瞬さんが、 教室・職員室それぞれでの「片付けポイント」について詳しく紹介していきます。

教室編

教室の デスク周りの整理ポイント

学年末の整理整頓は、これまでの自分のものの管理の仕方を見直してみる、絶好の機会だと思います。
今回は私の活用例を示しますので、ご自身の持ちものや好みに合わせて考えてみてください。

デスクの活用方法を見直すうえで大切なポイントは、「引き出しの使い方を決めること」です。

一時的に保管するもの。自分用、子供用、書類系といった大きなまとまりで考えると整理しやすくなります。分類に当てはまらないものは教室に持ち込まないようにすることも、デスク回りをきれいに保つ秘訣です。

教室のプリント類 書類などの管理ポイント

教室に作文用紙を多めに持っていったら、余った用紙が折れて使えなくなってしまった経験はありませんか。そんなときは、「必要なときに必要な枚数だけ教室に持っていくスタイル」を意識してみましょう。教室に置くプリントを極力少なくすると、すっきりと働けて紙の節約にもつながります。欠席した子への連絡用紙やお助けプリントなど、ストックがあったほうがよいプリントは、引き出し付きの棚よりもファイルに入れて保管しましょう。

書類管理のポイントは「重ねないこと」です。書類は重ねると内容が分かりづらくなり、管理が難しくなるという性質をもっています。 あとで整理しようと思って置いてしまう前に、見た瞬間に必要かそうでないかを判断します。必要であればすぐにファイリングなどの処理をし、必要がなければ、その日のうちに職員室内の古紙判断BOXに入れます。教室内に要らない紙BOXを置くと不必要な紙が重なってきます。すると不思議なことに「裏紙がいつか使えそう」「なくした書類があの中にあるかもしれない」という考えが湧いてきて、無駄な捜索が始まります。そういった意味でも重ねないことが重要です。

グッズ整理のポイント

１年間をふり返ってみて、実はあまり使わなかったものを減らしてみましょう。例えば、小さい引き出し付きの棚や買い込んだ雑巾など、活用しきることができなかったものはありませんか？　グループ活動で使うホワイトボードも、一人１台タブレットが導入されてからは使う機会がなくなってしまっている場合もあるでしょう。

最大のポイントは、「溜め込まない」ことです。ものを所有する分だけ管理をする手間も増えます。教育に必要だと思えば、すべてのものが必要になり、管理をする手間も増えます。優先順位を考え、厳選して今よく使うものだけ残すとすっきりしますよ。

おすすめの整理整頓グッズ

コクヨから出ている「モ・バコ」という自立式のカバンが、持ちものの整理にとても便利です。ファイルや教科書、筆箱、手帳などがちょうど入るくらいの大きさです。タブレットが入るポケットもあります。見た目もすっきりしているので。おしゃれに整頓ができます。

職員室編

デスク周り文具などの整理ポイント

デスク周りにはものが溜まりがち。１年間で溜まってしまったものを整理する手順を紹介します

①全出し

最初に文具やファイルなど、デスクの中のものをすべて机上に出します。

②ゴミを取り除く

机の上に出したものの中から、壊れているもの、不要なものを選び、廃棄します。

③グループ分けする

残ったものをファイル、文具、紙の資料などグループ分けして、固めておきます。

④不要なものを減らす

グループ化したものの中から、多すぎるもの、使っていないもの、不要なものがないか確認します。

⑤残ったものを元に戻す

最後に残ったものを机の中に戻します。

文書（紙）の分類、収納、処分のコツ

「保管する文書を減らしたい」という場合のアイデアを紹介します。

①他の先生と共有する

文書は確認したいときに手元にあることが重要です。必ずしも自分が所有する必要はありません。例えばデジタルで管理する場合、パソコンの共有ファイルに入れておけば、誰でもアクセスできるようになります。印刷をする時間と紙とインク代も減らせます。紙で持っておきたい派の先生も、文書を綴じた紙製のファイルを一つ作り、学年の棚や職員室前のキャビネットで保管するだけで、自分で管理する手間が減ります。

②期限が切れたものは捨てていく

職員会議の資料にも消費期限があります。例えば、４月にはさまざまな行事の提案文書が配られますが、実は１年間全ての文書を綴っておく必要はありません。６月に運動会が終わったタイミングで、運動会の提案文書は捨てられます。

③必要な部分だけ手帳にメモして捨てる

必要だと思ったＡ４用紙１枚のプリントをよく見てみると、重要なのは行事の日時だけ、という場合もあるでしょう。必要な情報だけメモして捨てると、不要な書類が溜まりません。

共有教材、書類の整理ポイント

職員室内にある共有教材の整理は、他の先生が関わっていることなので、思い付きではなく必ず計画をして、全体に周知してから行うようにします。

職員室全体に関わる書類を整理する場合は、設計から考えると効率よく改善できます。職員室でやり取りされる紙を、水の流れだと仮定して考えると捉えやすくなります。水は山から湧いて、小さい川になります。途中で枝分かれしながら、麓の村まで運ばれていきます。日々配られるプリントが多すぎて整理が追いつかない場合は、山頂の水を調整します。「文書をデジタル化する」「要る人は取りにくるスタイルにする」などです。

リサイクルＢＯＸが職員室内のあちこちにあって、逆に回収に手間がかかる場合は、枝分かれの本数を減らします。リサイクルＢＯＸは「近くにあると便利だから」という理由で職員室内に増えがちです。しかし、よく考えると不必要な紙を溜めているだけでもあります。俯瞰してみて、職員室内を紙がどのように流れていくかを設計し直してもよいかもしれません。

パソコン内のデータ、書類の整理ポイント

①１年に１回は見直す

データはパソコン内にどんどん溜まっていきます。３年前のデータがまだデスクトップ上に残っている、といったことにならないように、１年に１回は見直すようにします。

②不要なファイルを「ゴミ箱」に捨てる

整理を始める前に、まずパソコン内のゴミ箱を空にします。そのあとでパソコン内にある書類を見て、少しでも不要だと感じればゴミ箱の中に入れていきます。必要な書類を消してしまった！　と思っても大丈夫。ゴミ箱内を検索すれば、復旧可能です。ファイル整理を気楽に考えて、どんどん捨ててみましょう。

③大きい分類から小さい分類へ

ファイル名の分類は大から小が基本です。「授業」「校務分掌」「写真」など、大きくくくります。例えば「授業」なら、その中に「算数」「体育」「研究授業」などの細かい分類を作ります。

④日付＋内容で自動整列

ファイルは、20220215のように、日付を付けると時系列で自動で整列されます。また「20220201―作品展で掲示するための文章」とタイトルに内容を書いておくと、ファイルを開かなくても中身が分かります。

丸山 瞬（まるやま・しゅん）●学校整理収納アドバイザー。小学校教諭として働きながら、整理収納アドバイザーの知識を生かして、職員室や学校全体の整理収納を実践。その後「全国の学校を片付ける」ことを目標に学校整理収納アドバイザーとして独立。現在は片付けによって快適で効率的な職場づくりをサポートするため、講演活動など多方面で活躍中。著書に『職員室のモノ、 1t 捨てたら残業へりました！』（学陽書房）がある。

取材・文／出浦文絵　イラスト／藤井昌子

『教育技術 小三小四』2022年2/3月号より