「コンビニ陳列」で、職員室をより楽しく、事務作業をより効率的に！ オススメの文具備品管理・環境美化法

人生は探しものの連続です。あれがない、これがない、どこに行った？　探している時間を積算するとすごい時間に…。学校の事務仕事でDX化は進んでいますが、アナログ的な文具グッズ、事務ツールなどはまだまだ活用の場が多いですね。これらをきれいに整頓する実践を行っている事例をご紹介します。見た目が美しく、仕事のやる気がアップすること間違いなし。作業の時短につながりますし、教職員の定時退校にも大いに役立ちますよ。

【連載】がんばれ教頭クラブ

1　働いていて気持ちよく、やる気が出る環境に

まずは上掲の写真をご覧ください。どうですか、まるでコンビニのように、きれいに陳列された文具品の数々。見ているだけで楽しくなってきませんか？　これは、わたしの勤務校における実例です。
文具や事務グッズが散乱していて、どこにあるか分からないと、仕事へ取りかかるスタートラインからつまずいてしまいますね。そして仕事の効率が悪いと、その質も低下してしまいます。
管理職としては、仕事の効率化を図る上で、まずは環境面から着手するのが大変効果的です。事務職員とタッグを組み、文具を共有化して、使いやすい配置をするのがオススメです。
よほどお気に入りの文具であれば、個々人の専用として管理するのがよいでしょうが、使用頻度の低いものについては、この写真のように共有化するほうが、効率向上とコスト削減の両面で効果的です。

２　棚卸しをして、再検討しよう

まず、教頭と事務職員が共同して、現在職員室にある事務用品をリサーチします。使用頻度の低いもの、個人で持っていなくてもよいと思われるものを教職員各人の判断で提出してもらい、いったん回収してしまいましょう。「コンビニ陳列」に向けた、いわば「棚卸し」の作業ですね。
ここで、どのような文具を自分の手元に残すのか、かなり個人差があるかもしれません。それはそれでOKです。実際に使ってみなければ分からないことも多いからです。いったん「コンビニ陳列」が完成し、教職員全員が実際に活用を始めれば、各人の共有化と私物化の効率性が、どんどん向上していきます。
回収や分類には手間がかかりますので、委員会を立ち上げて、担当職員を決めた上で、共同で作業するのをオススメします。

回収した文具類を分類すると、どの程度の陳列スペースが必要か、という、配置するときの規模感をイメージできるようになります。
これをもとに、陳列スペースをどこにとるか、レイアウトや導線を考えましょう。
また、導線を考える際には、プリンターやコピー機など、共用の機器をどこに配置するかも考えましょう。陳列棚と共用機器の利用がバッティングして、お互いを邪魔したりしないように配慮しましょう。

買い足したほうがよいもの、当面補充の必要がないものなど、大体の予算感もつかめると思いますので、陳列に使うための部材とともに、不足品の補充手配も進めます。

３　文具を設置するポイントは？